Ehitusloa menetlemine – kuhu kaob aeg?

2023. aasta viimases veerandis võtsime koos vallavalitsuse ehitusteenistusega pihtide vahele ehitusloa ja ehitusteatise menetlusprotsessi, et saada jaole põhjustele, miks menetlusaeg venib. Ees ootas kuid väldanud detektiivitööle iseloomulik uurimine ja ajude ragistamine.

Tegelikult sai esimesed tõsisemad sammud ehitusloa teenuse parendamiseks astutud juba 2021. aastal, kui valmis KPMG poolt Viimsi vallavalitsuse teenusportfelli ja rakendatavate infosüsteemide eel- ja ärianalüüs. Oma sisult tähendas valminud avalike teenuste aruanne muuhulgas seda, et esmakordselt kaardistati otsesed avalikud teenused, joonistati teenustele protsessid, astuti Viimsi elanikega dialoogi läbi teenuste rahulolu küsitluse, individuaalsete ja fookusgrupi intervjuude ning valiti parendamiseks välja kõige prioriteetsemad teenused, ehitusloa taotlemine nende hulgas. Koroonaajastu järgselt sai selgeks, et võrrandisse on lisandunud uusi muutujaid ning ehitusprojektide teenuste parendamisplaan tuleb taas ümber mõtestada.

Et kõik ausalt ära rääkida, pean ma alustama algusest ehk konteksti loomisest. Nimelt, viimaste aastatega on ehitusprojektide teenuste rindel palju muutunud. 2022. aasta suve hakul läks riiklik ehitisregister (EHR) üle uuele platvormile ja läbis mahuka uuenduskuuri. See sündmus on oluline eelkõige seetõttu, et kuigi ehitusprojektidega seotud menetlused on nii-öelda omavalitsuse käes, siis digitaalne keskkond (EHR) menetluste läbiviimiseks on riigi majandada ja arendada. Seega, vähendamaks uuele menetluskeskkonnale üleminekust tingitud lõppkasutajate murede hulka, oli mõistlik majasiseselt suunata rohkem teenistujaid puhtalt rindele ehk taotluste esmasesse kontrolli. 

Kuigi EHRil oli olemas ka enda klienditugi, eelistasid viimsilased digikeskkonna murede osas ühendust võtta pigem omavalitsuse teenistujatega. See on tegelikult igati mõistetav, sest taotleja lõppsoov oli seotud Viimsi vallas ehitustegevuse, mitte digikeskkonna kasutamisega. Samal ajal sai loodud ehitus- ja kommunaalosakonna sisse eraldi struktuuriüksus – ehitusteenistus, kuhu hakati juurde värbama nii EHRi spetsialisti kui ka väljateenitud pensionile läinud pikaaegse arhitekti asemikku. Kahjuks polnud tol ajahetkel Eestis selliseid erialaspetsialiste lihtne leida, mis tõi omakorda kaasa mitmeid luhtunud konkursse ja üha suureneva töökoormuse olemasolevale kollektiivile. Ka 2023. aasta tõi mitmeid muudatusi ehitusteenistuse personalis. Käesoleval hetkel neid ridu kirjutades on mul aga suur rõõm teatada, et ehitusteenistus on juba tervelt nädala saanud töötada täiskoosseisus, mis loob väga head eeldused ehitusprojektide teenuste tulevikuvisiooni elluviimiseks. 

Olen sügavalt seda usku, et kui tahta parandada teenust, tuleb parandada selle teenuse sees olevaid protsesse. Just sellest juhtmõttest ajendatuna ja kuklas trummeldavast eelaimdusest kannustatuna asusime tegutsema – eesmärgiks oli mõista, kas ja kus on äriprotsessis olulised "raiskamised", mis tingivad menetlusaja pikenemise. Kuna KPMG projekti teenusdisaini raames oli lõppkasutajatega muredest ja rõõmudest räägitud, otsustasime seekord hüpata süvitsi majasisese menetlusprotsessi analüüsi. Käisime rohkete mikside ja täpsustavate küsimuste saatel samm-sammult läbi kogu taotluse esitamise teekonna ehitusprojekte menetlevate ametnike vaates, kõrvutasime tulemusi KPMG poolt koostatud protsessijoonisega, käisime läbi erinevaid taotluste tüüpnäiteid, vaatlesime teenuse lõikes kokkupuutuvate osakondade koostööd ja süvenesime iga teenistuja rolli ja töökorraldusse, panime kirja äriprotsessi käigus kasutatavate infosüsteemide puudused, süvenesime õigusaktidesse ja kodulehel kajastatud infosse.

Minul protsessijuhina on selliseid analüüse läbiviies oluline eelis, sest ma ei ole igapäevaselt „teemas sees“, ma ei pruugi teada käibel olevaid termineid, mistõttu saan teenust vaadelda lõppkasutaja silmade läbi. Värske pilk on värske pilk. Ehk olete isegi mõnda eluolukorda kinni jäädes märganud, et võttes pausi, astudes sammuke-kaks tagasi, paistab olukord hoopis selgem. 

Mida me avastasime?
Suures plaanis jagunesid probleemkohad kolme valdkonna vahel: majasisene töökorraldus ja menetlemisepõhimõtted, raskesti mõistetavalt selgitatud protsessist põhjustatud taotlejapoolsed vead ning EHRi keskkonna puudujäägid. Esines nii tegevuste dubleerimist, ringi- ja ületegemist, ressursside vähetõhusat kasutust, ebaselget vastutust kui ka puhkustest tingitud tööseisakuid. Kõik need teemad said kirja juurpõhjuste analüüsi, kus tõime välja probleemide kaardistuses tuvastatud probleemid, võimalikud tekkepõhjused ja lahendused ning lahendustega seotud riskide realiseerumise tagajärjed. Lahendused paigutasime üheskoos mõjumaatriksile, et oleks lihtsam paika panna parendustegevuste ajakava. Ja ei, ütlen kohe ära, et lahenduseks ei ole järjekordse juhendi koostamine, mis kipub olema erinevates avaliku sektori disaniprotsessides enim pakutud lahendusteks.

Millised olid siis meie suurimad (taas)taipamised?

• Ametist lahkunud teenistujatele olid teada mittekirjutatud reegleid, miks midagi tehakse ja ajaga tekkinud harjumus teha asju teatud viisil. Teenistujate vahetumisel kaob selline „know-how“, luues olukorra kus mitu inimest võib samal ajal tegeleda ühe sama töölõiguga.
• Tulenevalt EHRi süsteemi juurutusvalude ületamisest ei olnud teenistusesisene rollijaotus enam ajakohane. 
• Ehitusprojektidel pole ühte peavastutajat. Menetluse käigus igaüks teeb konkreetset töölõiku ja keegi ei hoia projekti osas suurt pilti. 
• Majasisemine kooskõlastusring on ajamahukas, tegevuste ja vastutuse piir ei ole piisavalt selge ning see põhjustab dubleerimist.
• Teenistujate puhkuste planeerimine ei toimu teenuste juhtimisega kooskõlas. Järjestikku puhkamised toovad kaasa menetlusseisaku.
• Ehitusloa taotlejatest ja ehitusteatise esitajatest ca 20% on eraisikutest kinnistuomanikud ja 80% spetsialiseerunud ettevõtted. Kõige enam on taotlejapoolseid vigu eraisikute hulgas. Eesti keelt mittekõnelevad inimesed ei saa teenuste kohta piisavalt infot. Eesti keelt kõnelevad inimesed ei saa olemasolevast juhendmaterjalist aru. Vajadus on kodulehe ehituse sektsioonis struktuuri ja sisu muudatustele.  
• Ca 10% menetlustest on taotleja valinud vale menetlusliigi (ehitusloa asemel ehitusteatise ja vastupidi). Valesti valitud menetluse liik toob kaasa valesti makstud riigilõivu.
• Kõige pikema menetlusajaga on komplekssed üksikelamute projektid.
• Ehitusloa ja teatise teenuse maht ei ole viimastel aastatel kasvanud.
• EHRi keskkonnas tuleb kaasamiste läbiviimiseks teha väga palju käsitööd, puuduvad liidestused vajalike registritega automaatseks andmevahetuseks. 

Mõnede probleemkohtade lahendamiseks saame kasutusele võtta nii-öelda kiirparanduse (quick fix), aga pikaajaliste lahenduste tulemusi saame näha alles sügisel, kui teenuse tipphooaeg hakkab vaibuma. Järgnevate kuude jooksul töötame palju eelkõige majasiseste lahendustega ja paralleelselt toimetame kodulehel ehitussektsiooni infodisainiga. Neist arengutest loodan teile pikemalt kirjutada juba lähiajal. Viimsi Teataja veergudelt saab aga terve selle aasta jooksul igas kuus lugeda ehitusteenistuse poolt kirja pandud põnevaid artikleid ehitamise teemadel.

Kristi Berggren
peaspetsialist – protsessijuht