Ehitusprojektide menetlusprotsesside reform on muutnud asjaajamise sujuvamaks
Nii nagu me 26. jaanuari Viimsi Teatajas kirjutasime, on vallavalitsuses läbinud ehitusloa ja -teatise menetlusprotsess uuenduskuuri. Viimased neli kuud on näidanud, et muutused on olnud positiivsed.
Kirjelda lühidalt, miks ja milliseid muudatusi te menetlusprotsessis tegite?
Ehitusteenistuse juhataja Enel Valli: 2022. aasta suve hakul läks riiklik ehitusregister (EHR) üle uuele platvormile ja läbis mahuka uuenduskuuri. Tulenevalt EHRi süsteemi juurutlusvalude ületamisest ei olnud teenistusesisene rollijaotus enam asjakohane ning tarvis oli protsessi reformida.
Muudatuste käigus koondasime kaks ehitusteenistuse ametikohta kokku. Muudatuse vajadus tuli sellest, et ehitusloa ja -teatiste menetluste puhul puudus ühe konkreetse objekti eest peavastutaja ning ühel inimesel oli liiga suur menetluste maht. Varasemalt oli protsessi iga killuke erineva spetsialisti ülesanne ning ülesannete täitmisel tekkis mitmeid dubleerimisi. Lisaks oli tarvis kedagi, kes vaataks protsessi suurt pilti.
Kui eelnevalt oli ühel spetsialistil tipphooajal järjekorras 150–200 menetlust, siis nüüd on kolme inimese peale aktiivselt töös 40 menetlust. Kindlasti mängib sissetulevate menetluste arvu osas rolli ka see, kas tegu on ehituse mõttes juba hooajaga või milline on majanduslik olukord maailmas.
Kuna menetlusprotsessidesse on kaasatud erinevad osakonnad, vaatasime teenuse lõikes kokkupuutuvate osakondade koostööd ja süvenesime iga teenistuja rolli ja töökorraldusse. Panime kirja äriprotsessi käigus kasutatavate infosüsteemide puudused, süvenesime õigusaktidesse ja kodulehel kajastatud infosse.
Kuidas toimus muudatuste väljatöötamise protsess?
Tihe töö koostöös arendusosakonnaga hakkas pihta möödunud aasta augustis ja kestis aasta lõpuni. Käisime rohkete mikside ja täpsustavate küsimuste saatel läbi kogu taotluse esitamise teekonna ehitusprojekte menetlevate ametnike vaates. Koos kaardistasime kitsaskohad, vaatasime, kas ja kus toimub tööülesannete dubleerimine, ning jagasime need kolme blokki: majasisene töökorraldus ja menetlemispõhimõtted, parem selgitustöö taotlejatele ning süsteemi arenduste koordineerimine.
Milline on spetsialistide ülesannete jaotus?
Lahendusvariantide väljatöötamiseks kaasasime kogu meeskonna, kes andis järjestikku menetlusprotsessist ülevaate, millest selgus nii mitmeid dubleerivaid etappe kui ka neid, mille osas ei olnud justkui üldse vastutajat. Tõsi, oli ka neid etappe, mis olid ideaalselt kaetud ja mille osas ei olnud vaja parendust – näiteks ehitusprojektide lõpliku ülevaatuse teostamine. Siit aga ilmneski peamine murekoht, milleks oli inimeste erinev töökoormus ja menetluste hulk – tähtaeg on kõikidel menetlustel ning hooajal tõuseb koormus selliselt, et võimatu on jõuda seadusest tulenevatesse tähtaegadesse ning seda ilma muudatuste sisse viimiseta. Lahenduseks oligi peavastutaja ametikoha loomine – ehitusprojektide spetsialist – ning korrutasime neid ametikohtasid kolmega, viies kokku eelnevalt struktuuris olnud kolm ametikohta. Lisaks vaatasime üle ehitisregistrisse menetluste juurde lisatavate märkuste selguse, lisasime seadusest tulenevad alused ja selgitused, et ei oleks mitmeti mõistetavust.
Kuidas teenistujad muudatustele reageerisid?
Lühidalt kokkuvõttes saab öelda, et meeskonna jaoks oli tegemist justkui taaskäivitusega. Eks igaüks võtab muudatusi vastu erinevalt, ent tõsi on see, et muutused olid suured ja vastutuspiirid tuli paika panna. Meeskonnana võtsime aja leida üheskoos värske energia ja kindlustunne liikuda püstitatud eesmärkide suunas. Meie ühtse meeskonna töö ja ühtsustunne oli see, mis asja toimima pani. Ma olen väga tänulik oma meeskonnale tehtu ja soovi eest ühise eesmärgi nimel tööd teha.
Mida tehtud muudatused kodanikule tähendavad?
Sujuvamat asjaajamist. Vallaelanikele on muudatuste tuules mugavamaks muutunud see, et meie kolme ehitusprojektide spetsialisti poole saab pöörduda ka enim küsimusi tekitavate teemadega: kas ehitustegevuseks on vajalik taotleda projekteerimistingimusi, kas kodanikul on tarvis esitada ehitusloa taotlus või ehitusteatise taotlus, mis peab olema ehitusprojektis kajastatud, kas üldse on ehitusprojekti vaja jne.
Muudatuste valguses oleme üle vaatamas ka vallavalitsuse kodulehel ehitusteenuste valdkonna infot. Esimene suurem töö seoses kodulehel oleva informatsiooni uuendamisega on tehtud. Enda uuendusmeelse meeskonnaga lisame ja täiendame kodulehte jooksvalt.
Lisaks oleme järjest enam hakanud n-ö rippuma jäänud menetlusi lõpetama. Näiteks kui aastast 2022 on mõni menetlus jäänud taotleja lauale seisma, siis oleme hakanud menetluse lõpetamise kohta teavituskirju saatma. Selliseid menetlusi on üle 300.
Kas menetlusaeg on ka lühenenud?
Kui ehitusteenistusele esitatakse ehitusloa või -teatise taotlus, siis esmase tegevusena teevad ehitusprojektide spetsialistid esmase kontrolli, misjärel edastame ehitisregistris kaasamiskutsed nii naaberkinnistutele kui ka asutustele, mille osas on vastamise tähtaeg registris automaatselt 10 päeva. Selle lühendamine ei ole võimalik. Olulise ajakulu määrab ka see, kui kvaliteetselt on projekt koostatud. Spetsialistid kontrollivad esitatud ehitusprojektide vastavust määrusele, kus on kõik nõuded detailselt kirjas. See info on olemas ka Viimsi valla kodulehel. Aga tõsi on see, et mida kvaliteetsemalt ja korrektsemalt on ehitusprojekt koostatud, seda ladusam on ehitusloa või -teatise menetlus. Seetõttu on oluline valida hoolikalt teenuse pakkujat.
Mida Viimsis kõige enam taotletakse?
Eelkõige on peamised taotlused seotud üksikelamute püstitamisega, abihoonete kavandamisega ja ka olemasolevate hoonete ümberehitamisega. Muuhulgas on menetlused suuresti seotud riigipoolsete toetustega. Näiteks möödunud aastal oli kõikidest taotlustest 1/3 seotud päikesepaneelidega.
Viimsi Teatajast saab terve aasta jooksul lugeda ehitusteenistuse poolt kirja pandud põnevaid artikleid ehitamise teemadel.
Jane Saks
Viimsi Teataja toimetaja
Loe lisaks: Mida ma tohin oma kinnistule ehitada?
Milleks meile päikesepaneelid?
Ehitusloa menetlemine – kuhu kaob aeg?